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Personalreferent: Begriff, Aufgaben, Ausbildung, Branchen, Gehalt

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 7 Minuten

Personalreferenten sind Fachkräfte im Personalwesen. Sie ermitteln den Personalbedarf im Unternehmen, stellen Personal ein, kündigen Mitarbeiter und kümmern sich um Anlegen der Belegschaft sowie Administratives. Doch welche Aufgaben bringt der Beruf genau mit sich und wie sieht eine Ausbildung im Personalmanagement aus? Wir verraten, wie du dich zum Personalreferent ausbilden lassen kannst, wie hoch das durchschnittliche Gehalt ausfällt und in welchen Branchen HR-Manager gesucht werden.

Personalreferent Definition: Was genau versteht man unter einem Personalreferenten?

Wenn man nach einer Definition im Wörterbuch sucht, wird der Job im Personalmanagement wie folgt beschrieben:

Ein Personalreferent arbeitet im Human Resource Management. Er ist dafür zuständig abzuwägen, wie viel Personal benötigt wird. Er macht ausfindig, ob und welche Stellen besetzt werden müssen, schreibt anschließend Stellen aus und betreut den Bewerbungsprozess.

Das heißt: Der Beruf umfasst die Auswahl von potenziellen Bewerbern, das Durchführen von Vorstellungsgesprächen sowie die Organisation von Eignungstests und Vorstellungsgesprächen. Außerdem wirst du in einem Personalreferenten Job überprüfen, welche Mitarbeiter gekündigt werden können und welche gesetzlichen Grundlagen bei einer Kündigung zu beachten sind.

Darüber hinaus sind Angestellte im Personalmanagement für die Personalentwicklung im Unternehmen mit verantwortlich. Sie organisieren Weiterbildungen und berufliche Seminare und gelten als Vermittler zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie sind Ansprechpartner in jeglichen Personalangelegenheiten und haben in ihrem täglichen Job viel mit Menschen zu tun. Deshalb muss man für den Job des Personalreferenten nicht nur Berufserfahrung und einschlägiges Know-how, sondern ebenso soziale Kompetenz mitbringen. Gute Menschenkenntnis sowie Empathie sind für Mitarbeiter in dem Beruf eine wichtige Voraussetzung.

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Welche Aufgaben übernimmt der Referent im Personalbereich?

Personalreferenten und Personalreferentinnen gelten als Allrounder im Bereich Personalwesen. Sie kümmern sich um die Belegschaft und haben ein offenes Ohr fürs Personal. In ihrem täglichen Job fallen verschiedene Personalreferenten Aufgaben an, die sich in folgende Teilbereiche untergliedern:

  • Personalplanung: Die Analyse und Planung jeglicher Personalmaßnahmen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.

  • Personalbeschaffung: Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern.

  • Personalverwaltung / Personalmanagement: Die Verwaltung von persönlichen Daten der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnungen, Gespräche und die Vermittlung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

  • Personalentwicklung: Die Weiterbildung und Karriereplanung von Personal.

Je nach Größe des Unternehmens, also kleines, großes oder mittelständisches Unternehmen, können die Aufgaben im Berufsalltag ganz unterschiedlich aussehen.

Während in großen Unternehmen häufig für jede Funktion eine bestimmte Person eingesetzt wird, kann in einem kleinen Unternehmen nur ein Personalreferent oder eine Personalreferentin alle Aufgaben übernehmen. In Konzernen ist es dagegen nicht unüblich, dass ein Sachbearbeiter nur für das Schalten von Stellenangeboten zuständig ist und ein weiterer HR-Manager ausschließlich für das Führen von Vorstellungsgesprächen. Ggf. gibt es hier sogar entsprechend eigene Abteilungen.

Außerdem gibt es auch aktuelle Jobs im Personalmanagement, die ausschließlich der Personalentwicklung dienen. Dabei steht der Personalreferent beziehungsweise die Personalreferentin dem Management als Business Partner zur Seite und zeigt Karrieremöglichkeiten für ausgewählte Mitarbeiter auf.

Eine solche Spezialisierung ergibt sich meist erst nach mehreren Jahren Berufserfahrung im HR-Bereich und ggf. einer langfristigen Tätigkeit in einer leitenden Position.

Es ist also durchaus möglich, sich auf einen Schwerpunkt zu fokussieren und nur bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Wer das nicht möchte, kann ebenso als Generalist alle typischen Aufgaben in der Arbeit übernehmen. Egal wofür du dich entscheidest, beide Definitionen haben eine große Bedeutung und bieten dauerhaft gute Aufstiegschancen.

Welche Ausbildungswege gibt es für die Tätigkeit?

Obwohl es keinen typischen Ausbildungsweg für den Beruf des Personalreferenten gibt, sind zwei Optionen üblich:

  1. Eine Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann,

  2. ein duales oder Präsenzstudium im Bereich Personalmanagement.

Die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann

Wer eine dreijährige Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann absolviert, muss am Ende der Ausbildungszeit eine Abschlussprüfung durch die zuständige Industrie- und Handelskammer bestehen. Bei einer solchen Weiterbildung werden folgende Sachverhalte vermittelt:

  • Möglichkeiten der Rekrutierung,

  • Auswahlinstrumente und -Techniken,

  • Führen und Verwalten von Personalakten.

  • die Erstellung von Entgeltabrechnungen fürs Personal,

  • Rechtsgrundlagen bezüglich der Arbeitnehmerüberlassung und Vermittlung,

  • Dokumentation von Fehlzeiten, Arbeitsnachweisen und Urlaubsplanung,

  • Organisation und Führung von Mitarbeitergesprächen,

  • Beendigung von Arbeitsverhältnissen,

  • Planen von Weiterbildungen und anderen Personalentwicklungsmaßnahmen.

Ein Studium mit dem Schwerpunkt Personalmanagement

Eine weitere Option ist ein duales Studium oder ein Präsenzstudium im Bereich Human Ressource Management. Eine solche Ausbildung ist nicht staatlich geregelt. Der Begriff "Personalreferent" ist ebenfalls nicht rechtlich geschützt. Lediglich die Zertifizierung der Industrie- und Handelskammern und vom Bundesverband Sekretariat und Büromanagement als "Personalreferent IHK" oder "Personalreferent bSb" werden als zertifizierter Abschluss akzeptiert.

Ein solches Zertifikat besitzt hohes Ansehen in der Wirtschaft. Zusätzlich dazu gibt es institutsinterne Zertifikate, die abhängig vom Anbieter unterschiedlich gut angesehen sind. Eine solche Ausbildung richtet sich an Personen mit Berufserfahrung aus dem verwaltungstechnischen oder kaufmännischen Bereich.

Dabei belegen angehende Personalreferenten im Studium folgende Fächer:

Studenten lernen, wie sie den Personalbedarf erfassen können und wie man den Personaleinsatz plant. Zudem setzen sie sich mit Recruiting, Active Sourcing und anderen Arten der Mitarbeiterbeschaffung auseinander und lernen außerdem, wie man Arbeitsverträge aufsetzt. Zudem erfahren sie alles über personelle Maßnahmen sowie Instrumente zur beruflichen Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung.

Ein solches Studium dauert meist zwischen 6 und 12 Monaten. Dabei werden Teilnehmer allumfänglich auf eine berufliche Zukunft als PersonalreferentIN vorbereitet. 

In welchen Branchen kann der Personalreferent arbeiten?

Grundsätzlich können Human Resources Referenten in so ziemlich jeder Branche arbeiten. Allerdings sind sie oftmals im öffentlichen Dienst und in großen Unternehmen tätig, die einen hohen Recruiting-Bedarf haben. Oftmals ist es der Schwerpunkt des Jobs, Führungskräfte und speziell ausgebildete Fachkräfte anzuwerben. Außerdem gibt es auch Personalreferenten Jobs in spezialisierten Personalunternehmen

Doch auch in kleinen Unternehmen können Personalreferenten und Personalreferentinnen im Recruiting tätig sein oder sich um wichtige Angelegenheiten der Personalabteilung kümmern. Sie nehmen eine Vermittlerposition zwischen Unternehmen und Jobsuchenden ein oder kümmern sich um die Anliegen des bereits vorhandenen Personals.

Welche Soft Skills sollten Personalreferenten und Personalreferentinnen mitbringen?

Neben einschlägiger beruflicher Erfahrung müssen Mitarbeiter für einen Job als Personalreferent auch bestimmte persönliche Voraussetzungen mitbringen. Die meisten Unternehmen fordern in aktuellen Stellenangeboten für eine Tätigkeit als Senior oder Junior Personalreferent folgende Eigenschaften:

  • Kommunikationsstärke,

  • Organisationstalent,

  • Führungsstärke,

  • Menschenkenntnis,

  • Einfühlungsvermögen.

Gehalt Personalreferent: Welches Gehalt kann ich erzielen?

Durchschnittlich verdienen Angestellte im Personalmanagement ca. 4.000 Euro brutto pro Monat. Allerdings kann das Gehalt je nach Branche und Position deutlich höher liegen. Gerade in neuen Jobs in der IT- und Metall-Branche, lässt sich schnell mehr verdienen.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Bemessung des Gehalts ist die Berufserfahrung. Ein Human Resources Referent, der bereits viele Jahre in verschiedenen Personalabteilungen tätig war, bezieht nicht selten ein Gehalt zwischen 5.000 und 7.000 Euro brutto pro Monat. 

Dasselbe gilt für Jobs, in denen du viel Verantwortung übernimmst. Prinzipiell steigt die Verantwortung mit der Größe des Unternehmens. Das heißt: Bei besonders großen Unternehmen und Konzernen ist selbst das Einstiegsgehalt für einen Job im Personalmanagement deutlich höher. Ebenso können Lehrgänge im HR-Bereich den Lohn steigern.

Eine weitere Möglichkeit, sein Gehalt zu steigern und mehr zu verdienen, ist die Auswahl eines geeigneten Standorts. Denn nach wie vor verdienen Angestellte im Süden und Westen der Republik ein besseres Gehalt als Arbeitnehmer im Norden und Osten Deutschlands. Durchschnittlich fällt das Gehalt hier zwischen 10 und 30 Prozent höher aus.

Welche Berufsaussichten gibt es für den Job im Personalwesen?

Die Chancen, vom Personalreferenten zum Personalmanager befördert zu werden, stehen gut. Gerade wer viel Kompetenz und Erfahrung mitbringt und sich engagiert zeigt, kann sein Jahresgehalt schnell durch einen Aufstieg verbessern.

Die nächste Karrierestufe ist dann die Beförderung zum Personalleiter. Als Personalleiter bist du der Chef des Personalwesens auf und übernimmst als Führungskraft auch repräsentative Aufgaben, zum Beispiel bei Personalversammlungen und öffentlichen Auftritten.

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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