Jobprofile in der Übersicht: Aufgabenprofile entwickeln und verwenden

Ein Jobprofil enthält alle Details der Aufgaben eines Mitarbeiters. Mit einer solchen Tätigkeitsbeschreibung können Unternehmen optimal einen passenden Bewerber für die zu besetzende Stelle finden und den Einstellungsprozess beschleunigen. Wir erklären, was ein Jobprofil ist, geben Tipps für die Entwicklung und Erstellung von Jobprofilen und zeigen, worin die Unterschiede im Vergleich zu einer regulären Stellenbeschreibung liegen. 

Was ist ein Jobprofil?

Die Frage was ein Jobprofil überhaupt ist, kann leicht beantwortet werden: Ein solches Profil ist die Definition der wichtigsten Bestandteile eines Jobs. Dabei liegt der Fokus beim Erstellen auf den relevantesten Komponenten der Rolle.

Der Vorteil: Die Angaben in einem Jobprofil sind sehr klar und direkt und eignen sich deshalb in vielen Fällen besser als eine Stellenbeschreibung.

Ein solches Profil enthält alle Details des Jobs und zeichnet somit ein klares Bild aller Aufgaben für den zuständigen Mitarbeiter. Damit die Tätigkeitsbeschreibung klar und übersichtlich ist, sollte immer ein gut umsetzbares, simples Format verwendet werden.

Grundsätzlich sollte ein solches Profil folgende Informationen enthalten:

• Die Hauptverantwortung des Jobs

• Erforderliche persönliche Erfahrung für die Tätigkeit

• Persönliche Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die Arbeit erforderlich sind

• Notwendige Ausbildung und gewünschte Arbeitszeugnisse, die der Bewerbung beigefügt werden sollen

• Ebene, Abteilung und Funktion des Mitarbeiters

• Informationen bezüglich des Gehalts (hoher oder niedriger Lohnsektor)

• Eventuelle körperliche Anforderungen, die für die Tätigkeit erfüllt werden müssen und bei der Auswahl berücksichtig werden

Wie und wann wird ein Jobprofil verwendet?

Jobprofile sind ein hilfreiches Werkzeug bei einer Stellenausschreibung. Im Gegensatz zu Stellenbeschreibungen beschränken sie sich auf die wesentlichen Elemente einer Stelle und vermitteln somit ein klares Bild der zu besetzenden Position. Wer eine solches Profil erstellen möchte, sollte seinen Fokus auf das Anforderungsprofil des Berufs sowie die Erwartungen an die jeweilige Person legen.

So können Arbeitgeber die Suche nach neuen Mitarbeitern optimieren und die Durchführung von Bewerbungsabläufen deutlich verkürzen. Denn wenn Bewerber bei der Jobsuche wissen, was ein potenzieller Arbeitgeber erwartet, können sie sich gezielter auf eine Stelle bewerben. Sie erkennen anhand der Tätigkeitsbeschreibung direkt, ob sie für die Aufgabe qualifiziert sind, oder nicht.

Auf der anderen Seite erkennen Unternehmen und Personen, die für die Besetzung zuständig sind, anhand eines solchen Musters schnell, was der jeweilige Kandidat an Hard und Soft Skills mitbringen muss und welche Ausbildung und Erfahrung für die jeweilige Aufgabe gewünscht ist.

Kurzum: Eine konkrete, einheitliche Aufgabenbeschreibung spart sowohl Unternehmen als auch Bewerbern Zeit und ermöglicht ein effizientes System bei der Besetzung einer Stelle.

Wo kann ich Jobprofile finden?

Wer Job Profile sucht, kann sich etwa auf Stellenportalen oder bei Online-Plattformen, auf denen regelmäßig Stellenausschreibungen veröffentlicht werden, umschauen. Gerade bei LinkedIn werden häufig verschiedene Jobprofile öffentlich geteilt. Meistens handelt es sich dabei um eine kurze Description aller Tasks und klare Angaben dazu, welche Anforderungen für die Position notwendig sind und in welcher Stadt sich die zu besetzende Stelle befindet.

Wer selbst ein LinkedIn-Profil besitzt, hat nun freien Zugriff auf die jeweiligen Online-Profile des Social Media Kanals. Generell empfiehlt sich ein Xing-Profil und weiterer Profile in solchen sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Co anzulegen. Denn hier finden sich Job Profile aus allen Kategorien wieder. Darunter folgende Branchen und Positionen:

• PR,

• IT,

• Handel,

• Bildung und Lernen,

• Medien,

• Soziales,

• Gesundheit und Gesundheitswesen,

• Business Consulting und Beratung,

• Logistik,

• Project Management,

• Duales Studium,

• Marketing,

• Handwerk,

• Produktion,

• Verwaltung,

• Elektronik,

• Softwareentwickler,

• Assistenz,

• Coaching und Development,

• Industrie,

• Kunden und Dienstleistung.

Hier ist so ziemlich jedes Berufsbild zu finden - von der Ausbildung bis hin zu Management Positionen mit Führungsverantwortung. So können sich hier junge Menschen z.B. schnell auf eine Lehre als Techniker bewerben und Menschen mit langjähriger Berufserfahrung etwa eine spezielle Stelle als Key Account Manager für die Geschäftsleitung für sich entdecken.

Eine Bewerbung über LinkedIn und ähnliche Plattformen sollte durch ein kurzes Schreiben samt Arbeitszeugnissen erledigt sein. Zusätzlich dazu garantiert eine Bewerbung mit Profil von Xing oder LinkedIn eine deutlich schnellere und flexiblere Bearbeitung. In vielen Fällen genügt schon eine sachliche E-Mail, in der alle vorhandenen Qualitäten für die Tätigkeit beschrieben werden und ein aktuelles Zeugnis angefügt wird. Denn wer zum Beispiel bereits über ein Xing-Profil oder LinkedIn-Profil verfügt, kann davon ausgehen, dass der potenzielle Arbeitgeber bereits einen guten Einblick auf seinen Lebenslauf hat.

In seinem solchen Profil kann sowohl die persönliche E-Mail-Adresse hinterlegt werden als darauf eingegangen werden, wie es bisher um Führung, Fähigkeiten, Kompetenz, Berufsbild und Co. stand. Details zum Gehalt und weitere Anforderungen können dann immer noch direkt in einem persönlichen Gespräch angesprochen werden.

Wie erstellt man ein Jobprofil?

In vielen Fällen setzen Unternehmen beim Erstellen von Jobprofilen mit dem falsch an. Das Ergebnis: Eine Aufgabenbeschreibung, die letztendlich nur aus einer Auflistung von Aufgaben besteht. Dies ist ein  großer Fehler. Denn solche Descriptions (Englische Übersetzung für Beschreibungen) sind weder für Personal-Entwickler, noch für Bewerber hilfreich.

Wenn man dagegen tatsächlich wiedergeben möchte, was eine Stelle wirklich ausmacht, sollte man bei der Formulierung sowohl das Berufsbild samt Aufgaben, als auch mögliche Karrierewege, Entwicklungsangebote und Führungsoptionen der neuen Stelle berücksichtigen und aufführen. Gehen Sie deshalb am besten in folgenden Schritten vor:

Im ersten Schritt benötigt man für das Projekt "Stellenprofil" alle relevanten Informationen bezüglich der allgemeinen Anforderungen an die zu besetzende Stelle. Dabei ist zunächst einmal wichtig, was der zukünftige Mitarbeiter ins Unternehmen einbringen soll. Dies kann wie im folgenden Beispiel formuliert werden:

• Schritt 1: Aufgabenbeschreibung

• Schritt 2: Gewünschte fachliche Qualifikation und Know-how (Kenntnisse, Fähigkeiten und Berufserfahrung)

• Schritt 3: Spezielle Angaben bezüglich Studium, Ausbildung, Arbeitszeugnissen und Lebenslauf, die der Bewerbung beigefügt werden sollen

Darüber hinaus sollten Job Profile weitere Informationen und Inhalte zu den Rahmenbedingungen liefern:

• Beschreibung der Dienst-Ebene und Abteilung

• Angaben bezüglich Finanzen, Gehalt und betrieblicher Altersvorsorge des AG

• Informationen zur Einarbeitung

Unser Tipp: Um ein gutes Jobprofil zu erstellen, bedarf es meist eines ganzen Teams. Denn nur wenn alle Bedürfnisse und Aspekte der jeweiligen Position erkannt und entsprechend im Stellenprofil hinterlegt werden, wird auch ein passender Bewerber gefunden. Sobald ein Stellenprofil das alles umfasst, kann dann die Rekrutierungsphase starten. 

Was unterscheidet ein Jobprofil von einer Aufgabenbeschreibung?

Anstatt Jobprofil wird umgangssprachlich auch häufig der Begriff "Aufgabenbeschreibung" verwendet. Allerdings unterscheidet sich laut Wörterbuch eine Aufgabenbeschreibung in mehreren Punkten deutlich: Der Hauptunterschied eines Jobprofils ist in erster Linie der Grad der Detaillierung.

Während eine Tätigkeitsbeschreibung ein hohes Maß an Genauigkeit über das Berufsbild und das tägliche Arbeiten bietet und somit keine Zweifel über den Aufgabenbereich des künftigen Mitarbeiters lässt, erlauben Jobprofile einen größeren Spielraum für Erwartungen, Möglichkeiten und Ziele im Job.

Zusammengefasst bedeutet das: Tätigkeitsbeschreibungen sind klare Aufgabenbeschreibungen, die nicht selten jeden Task auflisten. Stellenprofile befassen sich dagegen oftmals nur mit Zuständigkeiten, Verantwortung und elementaren Management Kompetenzen des Berufsbilds.