Einkäufer: Ausbildung, Aufgaben, Skills und Gehalt

Qualifizierte Einkäufer werden in fast jeder Branche gesucht - denn sobald ein Unternehmen Vorleistungen bezieht, ist ein guter Einkäufer unerlässlich. Er hat eine wichtige Position und leistet einen direkten Beitrag zur Gewinnmaximierung. Je günstiger ein Einkäufer Waren und Rohstoffe bezieht, desto höher fällt die Gewinnspanne aus. Wir erklären, welche Aufgaben im strategischen Einkauf anfallen, welche Voraussetzungen für die Arbeit notwendig sind, und wie sich das Gehalt in Beschaffung und Einkauf gestaltet.

Was macht ein Einkäufer?

Einkäufer sind für den Wareneinkauf in Unternehmen zuständig. Sie beschaffen alle benötigten Waren, egal ob zur Weiterverarbeitung oder zum direkten Verkauf. Dabei haben sie direkten Kontakt mit Lieferanten. Ihr Job ist ein wichtiger Part in der Wertschöpfungskette und hat direkten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

In der Beschaffung wird unterschieden zwischen strategischem Einkauf und operativem Einkauf. Der strategische Einkauf beschäftigt sich überwiegend mit Aufgaben wie der Lieferantenauswahl, der Vertragsgestaltung und der Preisverhandlung als Kunde mit Lieferanten.

Mitarbeiter im operativen Einkauf sind dagegen vor allem für die direkte Auftragsabwicklung zuständig. Sie übernehmen die Bedarfsermittlung, die Wareneingangsprüfung und weitere interne Aufgaben.

Sachbearbeiter Einkauf: Strategischer Einkäufer, operativer Einkäufer und technischer Einkäufer

Sachbearbeiter im Einkauf haben verschiedene Funktionen. Inzwischen unterscheidet man bei dem Job:

• Strategischer Einkauf,

• technischer Einkauf,

• und operativer Einkauf.

Je nach Abteilung fallen unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten an: Die Dienstleistungen im strategischen Einkauf umfassen das Beobachten des Marktes, die Auswahl von Lieferanten und die Vertragsverhandlung sowie Warenlieferung. Also strategische Aufgaben der Einkaufsabteilung.

Typische Aufgaben im operativen Einkauf von Unternehmen sind dagegen die Bestellungsabwicklung, das Bearbeiten von Auftragsbestätigungen, die Planung von Bedarf und Menge sowie die Überwachung von Lagerbeständen. Dabei sollte bei allen operativen Vorgängen immer die Prüfung und Optimierung im Vordergrund stehen.

Ein technischer Einkäufer arbeitet speziell mit technischen Produkten. Er arbeitet vermehrt im Bereich Logistik und kümmert sich um den Einkauf von Maschinen, Anlagen und Roh- und Betriebsstoffen. Er führt beispielsweise die Bedarfsermittlung durch und übernimmt alle Einkäufer Jobs für die Beschaffung. Dabei achtet er vor allem immer auf ein möglichst gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wie sieht die Ausbildung von Einkäufern aus?

Bis jetzt gibt es noch keine anerkannte Ausbildung zum Einkäufer. In den meisten Unternehmen wird für den Job aber eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vorausgesetzt. Optimal eignen sich Bewerber mit einer Ausbildung im Groß- und Außenhandel, im Industrie oder Logistik Bereich. Mit einem betriebswirtschaftlichen Studium oder einem technischen Studium hat man noch bessere Konditionen und verdient bei den meisten Unternehmen auch deutlich mehr Gehalt. Besonders gern gesehen sind Wirtschaftsingenieure, die Management-Qualitäten mitbringen.

Ebenso gute Chancen auf Management-Positionen haben Kandidaten, die bereits viel Erfahrung vorweisen können. Berufserfahrung im strategischen oder operativen Einkauf sind ideal für den Beruf. Hier können auch Weiterbildungen helfen. Markt- und Branchenkenntnisse sind ein weiteres Plus. Gerade Unternehmen in der Logistik, Automotive oder Pharmaindustrie legen großen Wert auf Fachwissen, damit Einkäufer auch wirklich effektive Dienstleistungen erbringen können.

Wer solch eine Ausbildung nicht vorweisen kann, sollte sich um eine Weiterbildung im Bereich Beschaffung bemühen. Denn auch regelmäßige Weiterbildungen werden von den meisten Unternehmen anerkannt und wirken sich direkt auf den Lohn aus. Somit haben Personen, die stetig Weiterbildungen und Fortbildungen belegen, die Möglichkeit auch als Quereinsteiger zu starten.

Welche Skills und Voraussetzungen sollte ein Einkäufer mitbringen?

Die Voraussetzungen und Soft Skills, die für aktuelle Jobs als Einkäufer oder Einkäuferin notwendig sind, können je nach Berufsfeld abweichen. Jeder Bereich fordert dabei ganz spezielles Know-How und Fachkenntnisse. Grundsätzlich sollten für eine Tätigkeit im Bereich Einkauf aber immer folgende Qualitäten vorhanden sein:

• Gutes Verhandlungsgeschick,

• sicheres Auftreten,

• Kommunikationsstärke,

• Durchsetzungsvermögen,

• Fremdsprachenkenntnisse (mindestens Englisch),

• Reisebereitschaft,

• juristische Grundkenntnisse.

Zusätzlich dazu sollten für den Beruf noch folgende Kompetenzen nachgewiesen werden:

• Kenntnisse im Umgang mit CRM- und E-Procurement-Systemen,

• MS-Office Kenntnisse,

• Erfahrung in Make-or-Buy Fragen,

• Wissen über Bedarfsplanung und -Ermittlung,

• Verständnis für Einkauf und Logistik,

• Erfahrung im Qualitätsmanagement.

Welche konkreten Aufgaben übernimmt der Einkauf?

Ein Mitarbeiter im Einkauf hat mehrere Aufgaben im Unternehmen. Dabei umfasst die Tätigkeit weit aus mehr, als nur Angebote für Material zu vergleichen und Bestellungen abzuwickeln.

Grundsätzlich fallen folgende wichtige Aufgaben im Job an:

• die Bedarfsermittlung,

• die Abwicklung von Wareneinkäufen,

• die Marktanalyse,

• der Kontakt zu Lieferanten,

• die Überwachung der Logistik,

• die Vertragsverhandlung und -Gestaltung.

In welchen Branchen werden Einkäufer eingesetzt?

Einkäufer werden in fast allen Branchenbereichen eingesetzt. Sie arbeiten sowohl in der Textilbranche, in der Pharmaindustrie, im Automotive Bereich oder auch im Lebensmittel- und Elektrohandel. Darüber hinaus gibt es ebenso Jobs im Einkauf im Immobiliengeschäft, Logistikwesen, der Metallindustrie und im IT-Sektor. Kurz gesagt: Jeder Betrieb, der Material und Rohstoffe bezieht, benötigt einen technischen Einkäufer. 

Der Arbeitsort von Einkäufern

In der Regel ist der Arbeitsort im Büro des eigenen Unternehmens. Den Großteil der Arbeitszeit verbringen Personen in diesem Beruf am Computer. Sie vergleichen Preise und stehen in ständigen Kontakt mit Dienstleistern. Zusätzlich dazu sind sie an folgenden Arbeitsorten im Einsatz:

• dem Lager,

• dem Wareneingang,

• im Außendienst,

• auf Messen und Ausstellungen.

Obwohl Einkäufer ihre Arbeit überwiegend im Büro ihres Unternehmens verrichten, wird im Einkauf viel Flexibilität vorausgesetzt. Spontane Termine bei Lieferanten und kurzfristige Außentermine sind keine Seltenheit. Somit wird auch immer eine Reisebereitschaft und oftmals ein Führerschein für die Arbeit vorausgesetzt.

Welches Gehalt kann ein Einkäufer erzielen?

Das Einstiegsgehalt im Einkauf liegt mit einem erfolgreich abgeschlossenem Studium als Bachelor bei einem Jahresgehalt von ca. 45.000 Euro brutto. Wer dagegen einen Master-Abschluss vorweisen kann, wird um etwa 15 Prozent besser bezahlt. Somit kann man von einem Einstiegsgehalt von ca. 50.000 Euro brutto pro Jahr ausgehen. 

Neben dem Studienabschluss spielen auch die Anzahl der Jahre Berufserfahrung eine wichtige Rolle und wirken sich positiv auf das durchschnittliche Gehalt aus. Wer ein gutes Gehalt als Einkäufer verdienen möchte, kann dieses also Monat für Monat steigern. Dabei kann eine Weiterbildung das Gehalt ebenso erhöhen und dazu führen, dass man mehr Führungsverantwortung übernimmt. Wer zum Beispiel zum Einkaufsleiter aufsteigt, verdient deutlich mehr. Durchschnittlich steigert ein solcher Aufstieg das Gehalt um bis zu 20 Prozent.

Zusätzlich dazu entscheidet auch der Standort des Unternehmens, wie viel Gehalt man im Einkauf verdienen kann. In Baden-Württemberg und Bayern verdienen Angestellte im strategischen Einkauf das höchste Gehalt. Je höher das Budget, desto attraktiver gestaltet sich das Gehalt.

Auch die Branche entscheidet darüber, wie viel Gehalt Einkäufer verdienen. Wer sich beispielweise im Automotive Bereich bewirbt, kann ein lukratives Gehalt erwarten. Hier liegt das Einkommen für einen Junior Einkäufer bei durchschnittlich 50.000 Euro pro Jahr. Erfahrene Mitarbeiter im strategischen Einkauf und Einkaufsleiter verdienen dagegen rund 65.000 Euro Gehalt jährlich.

Ebenso attraktiv gestaltet sich eine Position im strategischen Einkauf von Konsumgütern. Hier können zu Beginn im Schnitt immerhin noch 48.000 Euro Gehalt pro Jahr verdient werden. Personen mit Berufserfahrung dürfen dagegen mit 60.000 Euro jährlichem Gehalt rechnen. Die Pharmaindustrie belegt den dritten Platz, wenn es ums Einstiegsgehalt im Einkauf geht, mit etwa 47.000 Euro Durchschnittsgehalt jährlich. Auch hier steigert sich das Gehalt je nach Berufserfahrung und Lehrgang.

Alles in allem liegt das Durchschnittsgehalt für eine Fachkraft im Einkauf zwischen 35.000 und 75.000 Euro brutto pro Jahr. Wie viel genau am Ende des Monats übrig bleibt, kann man mit einem Brutto-Netto-Rechner ausfindig machen.