Online Bewerbungsformular: Best Practices für den erfolgreichen Einsatz

Das Online-Bewerbungsformular ist eine Form der digitalen Bewerbung. Es wird vom Unternehmen erstellt, um den Prozess der Stellenbesetzung zu erleichtern. Die Kandidaten können bei der Online-Bewerbung unter anderem ihren Lebenslauf als Anhang unkompliziert hochladen. Immer mehr Firmen setzen ein solches Tool ein auf ihrer Unternehmensseite. In diesem Beitrag erfährst du, wie das Online-Bewerbungsformular funktioniert und welche Vorteile gegenüber der klassischen Bewerbung damit verbunden sind. 

Wie funktionieren Online-Bewerbungsformulare?

Das Online-Formular findet sich auf der Karriere Webseite des Unternehmens. Dort ist es  üblicherweise unterhalb der Stellenausschreibung verlinkt. Auch Stellen- und Ausbildungsportale setzen dieses Verfahren der Online-Bewerbung ein. 

Vor dem Ausfüllen ist es zunächst erforderlich, sich zu registrieren. Anschließend kann der Kandidat persönliche Informationen und Daten in das Formular eingeben. Außerdem besteht die Möglichkeit, das Anschreiben, den Lebenslauf oder die gesamten Bewerbungsunterlagen als  PDF-Dokument mit einem Klick hochzuladen. Bei manchen Lösungen ist das Anschreiben nicht im PDF-Format einzureichen, sondern in ein Textfeld einzugeben.

Wenn der Kandidat die einzelnen Dokumente jeweils als PDF-Datei abspeichert, ist es nur noch erforderlich, diese hochzuladen. Dann ist die Bewerbung abgeschlossen. In manchen Fällen besteht auch die Option, die Bewerbung abzuspeichern und sie später abschließend zu bearbeiten. 

Nach der Eingabe hat der Kandidat meist die Möglichkeit, die gesamte Online-Bewerbung noch einmal durchzusehen. Nach dem Abschluss erhält die sich bewerbende Person üblicherweise eine Eingangsbestätigung.

Oft ist auch die Einrichtung eines Bewerberkontos über die Unternehmenswebsite möglich, sodass der aktuelle Status der Bewerbung transparent ist. Bei einer Absage kann das Unternehmen dem Kandidaten den Verbleib im Bewerberpool anbieten. Dann kann die Firma gut qualifizierte Fachkräfte schnell auf eine Stelle hinweisen, ohne dass diese sich erneut bewerben müssen. 

Beim Gestalten der Bewerbung in einer Word-Datei weist die automatische Rechtschreibprüfung auf einen Großteil der Fehler hin. Diese Funktion ist beim Online-Bewerbungsformular nicht verfügbar. Daher ist es für die Kandidaten unabdingbar, vor dem Absenden der Bewerbung die Texte gründlich auf Fehler zu überprüfen. Hierzu gehören

• Rechtschreibung

• Grammatik

• Zeichensetzung

• Satzbau

• inhaltliche Richtigkeit / Logik

• Daten

Wichtig ist für den ersten Eindruck außerdem, eine seriöse E-Mail-Adresse zu verwenden. Spitznamen sind tabu. Auch Auftritte in den sozialen Netzwerken sind zu überprüfen, da viele Personaler dort recherchieren.

Welche Vorteile bietet das Online-Bewerbungsformular?

Für das Unternehmen erleichtert und verkürzt die Online-Bewerbung die Stellenbesetzung ganz erheblich. Die Übertragung von Daten aus den Bewerbungsunterlagen in das IT-System fällt weg. Darüber hinaus spart das Unternehmen Kosten für den Rückversand der Unterlagen.<br><br>Auch im Vergleich zur klassischen E-Mail-Bewerbung ist das Verfahren vorteilhaft. Da alle Kandidaten identische Felder ausfüllen, ist die Vergleichbarkeit durch die Personalabteilung gegeben. 

Mit dem Angebot der Online-Bewerbung signalisiert der Arbeitgeber den Bewerbern, dass er für digitale Lösungen aufgeschlossen ist. Dies ist ein wesentlicher Vorteil beim Wettbewerb um die besten Fachkräfte. 

Kandidaten, die sich über ein Online-Portal bewerben, vermitteln ihrem Wunsch-Arbeitgeber, dass sie über methodische Kompetenzen verfügen. Hierzu gehören

• Einsatz der Programme (Word, PDF)

• Textverarbeitung (Formatierung, Bewerbungsfoto in die Datei einfügen)

• souveräner Umgang mit dem Internet 

So werden ebenfalls Kostenersparnisse wirksam (Porto, klassische Bewerbungsmappe). Auch gegenüber der traditionellen E-Mail-Bewerbung ist die Gestaltung für die Kandidaten unkomplizierter.

Welche Felder und Funktionen sollte ein Online-Bewerberformular abdecken?

Unternehmen sollten das Formular so erstellen, dass die Bewerbung mit vollständigen Bewerbungsunterlagen möglich ist.

Beim Online-Formular existieren Pflichtfelder, die üblicherweise mit einem Sternchen gekennzeichnet sind. Hierzu zählen zum Beispiel

• Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse)

• Schulabschluss

• Angabe zu den bisherigen Tätigkeiten

Die freien Textfelder kann der Bewerber für freie Formulierungen verwenden. Hierzu zählen

• Anschreiben

• Motivationsschreiben

Manche Felder müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. Beispiele hierfür sind

• mögliches Eintrittsdatum

• Gehaltserwartung

• weitere Informationen

Funktionen zum Uploaden von Dokumenten müssen vorhanden sein. Denn manche Informationen kann die sich bewerbende Person sinnvollerweise nur als Anhang einreichen. Hierzu gehören zum Beispiel

• Lebenslauf mit Bewerbungsfoto

• Zeugnisse / Empfehlungsschreiben

• Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte (mit Unterschrift)

Tipp für Bewerber: Im Zweifel solltest du besser mehr als weniger Informationen zur Verfügung stellen.

Wie können die Daten aus dem Formular im Unternehmen weiter verarbeitet werden?

Die eingegebenen Daten und Dateien werden im Unternehmen verschlüsselt und kurzfristig im CMS gespeichert. Anschließend erhält üblicherweise die Personalabteilung automatisch eine vom CMS generierte E-Mail mit den Daten des Bewerbers.

Das interne Bewerbermanagementsystem muss so gesichert sein, dass nur die befugten Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben. Alle Funktionsträger sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verpflichtet.

Welche Best Practices und Tipps gibt es für den erfolgreichen Einsatz von Online-Berwerbungsformularen?

Die Präferenzen seitens der Arbeitgeber bezüglich der Gestaltung des Formulars sind sehr unterschiedlich.

• Manche Unternehmen stellen viele Fragen, die auf dem jeweiligen Formularfeld auszufüllen sind.

• Andere erstellen die Vorlage so, dass die Bewerbung in weiten Teilen in PDF-Form hochgeladen werden kann.

Die Auswertung der Antworten auf einzelnen Feldern nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch. Der direkte Vergleich zwischen den Kandidaten gibt dem Personaler aber wertvolle Hinweise.

Beide Vorgehensweisen können im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle vorteilhaft sein. Daher tragen kostenlose Muster nicht unbedingt dazu bei, dass der Arbeitgeber die individuell passende Lösung auswählt.

Zu den technischen Anforderungen an das Online-Portal gehört es insbesondere, eine allzu starke Begrenzung der Dateigrößen für Uploads zu vermeiden. Denn dies kann zu Lasten der Qualität der eingereichten Dokumente gehen. Auch eine unangemessene Limitierung des Umfangs bei den freien Textfeldern kann Kandidaten einschränken.

Darüber hinaus sollte die Struktur des Bewerber-Portals übersichtlich sein. Es ist darauf zu achten, dass Kandidaten den gleichen Umfang an Informationen übermitteln können wie bei der klassischen Bewerbung. Die Zuordnung zwischen Feld und gewünschten Inhalten sollte eindeutig sein.

Beispiel für die Struktur eines Bewerbungsformulars

• Feld für persönliche Daten

• Feld für das Anschreiben

• Feld für den Lebenslauf

• Feld für das Bewerbungsfoto

• Felder für Anlagen (z. B. Zeugnisse)

• fakultatives Feld für weitere Informationen

Quellen: 

https://www.aubi-plus.de/bewerbung/online-bewerbung/formular/

https://www.azubiyo.de/bewerbung/bewerbung-mit-online-formular/

https://www.init.de/datenschutz-bewerber

https://www.tabellarischer-lebenslauf.net/