Bewerbungsformular: Best Practices für den erfolgreichen Einsatz der Online-Bewerbung

Das Online-Bewerbungsformular ist eine Form der digitalen Bewerbung. Es wird vom Unternehmen erstellt, um den Prozess der Stellenbesetzung zu erleichtern. Die Kandidaten können bei der Online-Bewerbung unter anderem ihren Lebenslauf sowie weitere Dokumente als Anhang, zum Beispiel als PDF, unkompliziert hochladen. Immer mehr Arbeitgeber setzen ein solches Tool für die Online-Bewerbung auf ihrer Unternehmensseite ein. In diesem Beitrag erfährst du, wie das Online-Bewerbungsformular funktioniert und welche Vorteile die Online-Variante im Vergleich zur klassischen Bewerbung bietet. 

Wie funktionieren Online-Bewerbungsformulare?

Digitale Bewerbungsformulare sind Bestandteile des E-Recruitings und bieten sowohl Arbeitgebern als auch Bewerbern eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie ermöglichen es, Bewerbungen per Internet einzureichen. Kandidaten geben dort ihre persönlichen Daten ein und versenden auch Anschreiben, Lebenslauf und sonstige zur Bewerbung gehörende Unterlagen einfach in digitaler Form.

Das Online-Formular für die Bewerbung findet sich auf der Karriere-Webseite des Unternehmens. Dort ist es üblicherweise unterhalb der Stellenausschreibung verlinkt. Auch Stellen- und Ausbildungsportale setzen dieses Verfahren der Online-Bewerbung ein. 

Vor dem Ausfüllen des Bewerbungsformulars ist es zunächst erforderlich, sich zu registrieren. Anschließend kann der Kandidat persönliche Informationen und Daten in das Formular der Bewerbung eingeben. Außerdem besteht die Möglichkeit, das Anschreiben, den Lebenslauf oder die gesamten Bewerbungsunterlagen als  PDF-Dokument mit einem Klick hochzuladen. Bei manchen Bewerbungsformularen ist das Anschreiben nicht im PDF-Format einzureichen, sondern in ein Textfeld einzugeben. Darüber hinaus sind bei manchen Online-Bewerbungen auch ZIP-Dateien zulässig.

Wenn der Kandidat die einzelnen Dokumente jeweils als PDF-Datei abspeichert, muss er diese nur noch hochladen. Dann ist die Bewerbung abgeschlossen. In manchen Fällen besteht auch die Option, die Bewerbung abzuspeichern und sie später abschließend zu bearbeiten. 

Nach der Eingabe hat der Kandidat meist die Möglichkeit, die gesamte Online-Bewerbung noch einmal durchzusehen. Nach dem Abschluss erhält die sich bewerbende Person üblicherweise eine Eingangsbestätigung. So weiß der Kandidat sofort, dass die Online-Bewerbung korrekt übermittelt wurde. 

Oft ist auch die Einrichtung eines Bewerberkontos über die Unternehmenswebsite möglich, sodass der aktuelle Status der Bewerbung transparent ist. Bei einer Absage kann das Unternehmen dem Kandidaten den Verbleib im Bewerberpool anbieten. Dann kann die Firma gut qualifizierte Fachkräfte schnell auf eine Stelle hinweisen, ohne dass sie eine erneute Online-Bewerbung einreichen müssen. 

Beim Gestalten der Bewerbung in einer Word-Datei weist die automatische Rechtschreibprüfung auf einen Großteil der Fehler hin. Diese Funktion ist beim Online-Bewerbungsformular nicht verfügbar. Daher ist es für die Kandidaten unabdingbar, vor dem Absenden der Bewerbung die Texte gründlich auf Fehler zu überprüfen, denn Fehler in der Bewerbung machen einen guten Eindruck schnell wieder zunichte. Hierzu gehören

• Rechtschreibung,

• Grammatik,

• Zeichensetzung,

• Satzbau,

• inhaltliche Richtigkeit und Logik sowie

• Daten.

Wichtig ist für den ersten Eindruck außerdem, eine seriöse E-Mail-Adresse zu verwenden. Spitznamen für das eigene E-Mail-Postfach sind bei einer Online-Bewerbung tabu, stattdessen sind professionelle E-Mail-Adressen zu verwenden. Auch Auftritte in den sozialen Netzwerken sind zu überprüfen, da viele Personaler dort recherchieren. Für einen seriösen und professionellen Eindruck ist es daher unbedingt zu empfehlen, das eigene Social-Media-Profil vor dem Absenden des Bewerbungsformulars zu prüfen und eventuell private Inhalte für externe Besucher nicht einsehbar zu machen.

Welche Vorteile bietet das Online-Bewerbungsformular?

Für das Unternehmen erleichtert und verkürzt die Online-Bewerbung die Stellenbesetzung ganz erheblich. Die Übertragung von Daten aus den Bewerbungsunterlagen in das IT-System fällt weg. Darüber hinaus spart das Unternehmen mit digitalen Bewerbungsformularen Kosten für den Rückversand der Unterlagen.

Die Online-Bewerbung ist für Kandidaten deutlich niedrigschwelliger als klassische Bewerbungen. One-Click-Bewerbungen ermöglichen es, sich innerhalb kurzer Zeit zu bewerben. Zudem fallen die Kosten der postalischen Bewerbung weg, was für viele Kandidaten ebenfalls ein wesentlicher Vorteil ist. Online bereitgestellte Formulare steigern die Anzahl der eingehenden Bewerbungen auf eine vakante Position daher oft deutlich.

Auch im Vergleich zur klassischen E-Mail-Bewerbung ist das Verfahren vorteilhaft. Da alle Kandidaten identische Felder ausfüllen, ist die Vergleichbarkeit durch die Personalabteilung gegeben. Zudem besteht bei der E-Mail-Bewerbung immer das Risiko, dass Mails im Spam-Ordner der Bewerber landen und so von ihnen nicht gesehen werden.

Mit dem Angebot der Online-Bewerbung signalisiert der Arbeitgeber den Bewerbern, dass er für digitale Lösungen aufgeschlossen ist. Dies ist ein wesentlicher Vorteil beim Wettbewerb um die besten Fachkräfte und ermöglicht es, Bewerbungsformulare zum Beispiel direkt in die eigene Social-Media-Präsenz einzubinden. 

Kandidaten, die sich über ein Online-Portal bewerben, vermitteln ihrem potenziellen Arbeitgeber, dass sie über methodische Kompetenzen verfügen. Hierzu gehören

• Einsatz der Programme (Word, PDF),

• Textverarbeitung (Formatierung, Bewerbungsfoto in die Datei einfügen),

• souveräner Umgang mit dem Internet.

So werden ebenfalls Kostenersparnisse wirksam (Porto, klassische Bewerbungsmappe). Auch gegenüber der traditionellen E-Mail-Bewerbung ist die Gestaltung in Form einer Online-Bewerbung für die Kandidaten unkomplizierter, was einen weiteren Vorteil der digitalen Bewerbungsmappe darstellt.

Insgesamt überwiegen in der Regel die Vorteile gegenüber den Nachteilen einer Online-Bewerbung. Dennoch gibt es einige Aspekte, die zu beachten sind, wenn Kandidaten sich online bewerben. So kann es als Nachteil ausgelegt werden, dass personenbezogene Daten, die per Online-Bewerbung versendet werden, einem gewissen Datenschutzrisiko ausgesetzt sind. Für Unternehmen ist es ratsam, diesen Nachteil immer im Blick zu haben und bei der virtuellen Bewerbung verlässliche Verfahren und Tools für die Datensicherheit einzusetzen.

Welche Felder und Funktionen sollte ein Bewerberformular abdecken?

Unternehmen sollten das Formular so erstellen, dass die Bewerbung mit vollständigen Bewerbungsunterlagen möglich ist.

Beim Online-Formular existieren Pflichtfelder, die üblicherweise mit einem Sternchen gekennzeichnet sind. Hierzu zählen zum Beispiel

• Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse),

• Schulabschluss,

• Angabe zu den bisherigen Tätigkeiten.

Die freien Textfelder des Online-Formulars kann der Bewerber für freie Formulierungen verwenden. Hierzu zählen

• Anschreiben und

• Motivationsschreiben.

Manche Felder der virtuellen Bewerbung müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. Beispiele hierfür sind

• mögliches Eintrittsdatum,

• Gehaltserwartung sowie

• weitere Informationen

Funktionen zum Upload von Dokumenten sollten beim Bewerbungsformular jedoch immer vorhanden sein. Denn manche Informationen kann die sich bewerbende Person sinnvollerweise nur als Anhang der Bewerbung einreichen. Hierzu gehören zum Beispiel

• Lebenslauf mit Bewerbungsfoto,

• Zeugnisse / Empfehlungsschreiben,

• Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte (mit Unterschrift).

Tipp für Bewerber: Im Zweifel solltest du besser mehr als weniger Informationen zur Verfügung stellen, wenn du dich erfolgreich bewerben möchtest.

Wie können die Daten aus dem Formular im Unternehmen weiterverarbeitet werden?

Die eingegebenen Daten und Dateien der Bewerbung werden im Unternehmen verschlüsselt und kurzfristig im CMS gespeichert. Anschließend erhält üblicherweise die Personalabteilung automatisch eine vom CMS generierte E-Mail mit den Daten des Bewerbers.

Das interne Bewerbermanagementsystem muss so gesichert sein, dass nur die befugten Mitarbeiter Zugriff auf die Daten aus der Vorlage für die Bewerbung haben. Alle Funktionsträger sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verpflichtet.

Welche Best Practices und Tipps gibt es für den erfolgreichen Einsatz von Online-Bewerbungsformularen?

Die Präferenzen seitens der Arbeitgeber bezüglich der Gestaltung des Formulars für die digitale Bewerbung sind sehr unterschiedlich.

• Manche Unternehmen stellen viele Fragen, die auf dem jeweiligen Formularfeld auszufüllen sind.

• Andere erstellen die Vorlage so, dass die Bewerbung in weiten Teilen als PDF hochgeladen werden kann.

Die Auswertung der Antworten auf einzelnen Feldern nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch. Der direkte Vergleich zwischen den Kandidaten gibt dem Personaler aber wertvolle Hinweise.

Beide Vorgehensweisen können im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle vorteilhaft sein. Daher tragen kostenlose Muster nicht unbedingt dazu bei, dass der Arbeitgeber die individuell passende Lösung auswählt.

Zu den technischen Anforderungen an das Online-Portal gehört es insbesondere, eine allzu starke Begrenzung der Dateigrößen für Uploads zu vermeiden. Denn dies kann zu Lasten der Qualität der eingereichten Dokumente gehen. Auch eine unangemessene Limitierung des Umfangs bei den freien Textfeldern in der Vorlage kann Kandidaten einschränken.

Darüber hinaus sollte die Struktur des Bewerber-Portals übersichtlich sein. Bei der Online-Bewerbung ist darauf zu achten, dass Kandidaten den gleichen Umfang an Informationen übermitteln können wie bei der klassischen Bewerbung. Die Zuordnung zwischen Vorlagen und gewünschten Inhalten sollte eindeutig sein.

Beispiel für die Struktur der Felder eines Bewerbungsformulars:

• Persönliche Daten,

• Anschreiben,

• Lebenslauf,

• Bewerbungsfoto,

• Anlagen (Zeugnisse, Qualifikationsnachweise),

• fakultatives Zusatzfeld für weitere Angaben.

Quellen: 

https://www.aubi-plus.de/bewerbung/online-bewerbung/formular/

https://www.azubiyo.de/bewerbung/bewerbung-mit-online-formular/

https://www.init.de/datenschutz-bewerber

https://www.tabellarischer-lebenslauf.net/