Candidate Experience: Definition, Ziele, Phasen, Optimierung und Verantwortlichkeit

Um potenzielle Bewerber für offene Stellen zu finden, bedarf es eines optimalen Candidate Experience Management. Denn eine gelungene Candidate Experience stärkt die Employer Brand und verkürzt den Bewerbungsprozess. Aus diesem Grund sollte jeder Arbeitgeber darauf achten, dass er für Kandidaten eine optimale Employee Experience bietet. Doch was genau beschreibt die Candidate Experience und wie kann diese optimiert werden? In diesem Artikel verraten wir, wie Unternehmen und HR die Experience steigern können, warum sie so wichtig ist, und welche Auswirkungen eine positive Employee Experience haben kann.

Wie ist die Definition von Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt die Erfahrung, die Bewerber während des Recruiting-Prozesses machen. Es geht also darum, wie die Arbeitgebermarke wahrgenommen wird. Dazu zählen alle Erfahrungen und Eindrücke vom Erstkontakt, über die Kommunikation während des Hiring-Verfahrens, bis hin zum Onboarding von Mitarbeitern. So startet die Employee Experience schon lange bevor eine Bewerbung stattfindet - und zwar dann, wenn ein potentiell zukünftiger Mitarbeiter zum ersten Mal von der Firma hört.

Auf dieser Kandidatenreise entstehen mehrere Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Um den potenziellen Mitarbeiter zu überzeugen und Bewerbungsabbrüche vorzubeugen, sollte sich jegliche Phase des Hirings besonders angenehm und positiv gestalten. Diese Aufgabe übernimmt das HR-Team. Mit geeignetem Personalmarketing und Best Practice Recruitment gestalten es die Employee Journey so reibungslos und angenehm wir möglich.

Welche Ziele hat eine herausragende Candidate Experience?

Wer eine positive Candidate Experience schafft, erhöht die Chance, geeignete Mitarbeiter zu finden. Eine gelungene Employee Experience sollte potenzielle Mitarbeiter von den Vorzügen eines Unternehmens überzeugen. Gerade in Branchen mit Fachkräftemangel ist der Konkurrenzkampf um gute Mitarbeiter hoch. Deshalb gilt: Je schwieriger das Recruiting, desto optimierter muss sich die Employee Journey gestalten. Dabei können gezielte Maßnahmen eingesetzt werden, um eine gute Employee Experience zu schaffen. Je nach Branche können diese von simpel bis enorm kompliziert ausfallen.

Darüber hinaus spricht sich ein gelungener Hiring Process schnell herum. Wer also Applicants und potenzielle Mitarbeiter gut behandelt, wird auch weiterempfohlen. Dies verbessert das Recruitment. Firmen, die dagegen beim Recruiting nicht überzeugen und denen es nicht gelingt, eine ideale Employee Journey zu schaffen, müssen spätere Verluste durch nicht geeignete Mitarbeiter und Personalausfälle in Kauf nehmen.

In der Regel können Arbeitgeber mittels Best Practice von folgenden Vorteilen profitieren:

• Job Candidats bleiben bis zum Schluss im Hiring Process. Dadurch haben Unternehmen eine größere Auswahl an potenziellen Mitarbeitern.

• Applicants empfehlen die Firma als Arbeitgeber weiter. Dies kann online auf entsprechenden Portalen, oder auch direkt bei Freunden und Business Kontakten sein.

• Dies führt zu einer größeren Bewerberanzahl bei weiteren Stellenausschreibungen. Dies spart Zeit und Kosten für HR-Personal beim Hiring Process.

• Ist die Employee Experience beim Hiring positiv und werden alle Erwartungen erfüllt, stärkt dies ebenfalls das Branding und die Reputation des Unternehmens.

In welchen Phasen und Touch Points ist Candidate Experience relevant?

Die Candidate Experience beginnt früher, als die meisten Firmen annehmen. Genau genommen startet sie bereits dann, wenn der Bewerber zum ersten Mal mit dem Unternehmen in Kontakt kommt. Und genau hier gilt es einiges zu beachten, um es dem Applicant so angenehm wie möglich zu machen. Grundsätzlich gliedert sich die Kandidatenreise in 6 entscheidende Phasen:

1. Aufmerksamkeitsphase

In der Aufmerksamkeitsphase, oder auch Anziehungsphase, kommt es zum Erstkontakt zwischen dem Job Seeker und dem Unternehmen. Dies kann digital im Internet auf einer Jobbörse, beim Besuch der Website, oder auch im echten Leben auf einer Jobmesse sein. Um bei diesem ersten Touchpoint den Kandidaten anzuziehen, bedarf es einer durchdachten Recruiting-Kampagne und gelungenen Employer Brand. Denn wer Aufmerksamkeit beim Job Seeker erzielt, und sich als attraktiver Arbeitgeber präsentiert, hat gute Chancen, dass sich Jobsuchende für eine Stelle im Unternehmen bewerben.

2. Informationsphase

In der zweiten Phase beschafft sich der Jobsuchende Informationen über das Unternehmen. Auch hier haben Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Candidate Experience. Bieten Employer eine eigene Website, besser noch Karriereseite, sowie hilfreiche Informationen bezüglich Unternehmen und Jobmöglichkeiten, ist dies eine ideal Grundlage und führt nicht selten direkt zu einer Bewerbung des potenziellen Kandidaten. Auch die Job Description sollte immer unter Beachtung von HR-Trends perfekt formuliert sein und das Employee Engagement steigern.

In dieser Phase kann außerdem die Arbeitgebermarke und das Branding eine entscheidende Rolle spielen. Candidate Experience Studien zeigen: Ist der Arbeitgeber auf Social Media vertreten und überzeugt auf Bewertungsportalen für Arbeitgeber, ist das exzellente Werbung. Auch hier sollte das Candidate Experience Management perfekt abgestimmt sein, um möglichst positiv auf den Applicant zu wirken.

3. Kontaktphase

In der Kontaktphase oder Bewerbungsphase treten Kandidaten in direkten Kontakt mit dem Unternehmen. Ein entscheidender erster Kontakt im Recruiting-Prozess. Denn oftmals entscheidet dieser darüber, ob die Employee Experience gut ist oder nicht. Um eine positive Candidate Experience zu unterstützen, bedarf es vor allem der Option, eine Bewerbung schnell einzureichen. Denn kein Kandidat hat Lust, sich langwierig mit der Erstellung seiner Bewerbungsunterlagen zu befassen. Ebenso wichtig ist eine direkte Rückmeldung der HR-Abteilung oder des Recruiting Teams.

Um eine positive Employee Experience sicherzustellen, eignen sich folgende digitale Tools beim Candidate Management:

• Schnelles Einreichen der Bewerbung. Am besten via Online-Bewerbung über ein Online-Formular (One-Click-Bewerbung). Hierzu ist E-Recruiting und Mobile Recruiting unerlässlich,

• unkomplizierter Dokumente-Upload (mobile-friendly),

• freundliche Bestätigungs-E-Mail durch die Recruiter.

4. Auswahlphase

Die Auswahlphase umfasst mehrere Kontaktpunkte und gilt als wichtige Phase im Talent Management. Sie entscheidet darüber, ob das Hiring erfolgreich verläuft, oder nicht. Denn hier geht es um die Auswahl des richtigen Mitarbeiters. Darüber hinaus werden auch hier die Grundlagen für eine gelungene Employee Experience gelegt. Dies beginnt mit der Gestaltung des Auswahlprozesses: Je schneller die Auswahl und Rückmeldung, desto besser die Candidate Experience. Grundsätzlich sollten maximal zwei Wochen vergehen, bis der Kandidat eine Rückmeldung vom Management oder der HR-Abteilung des potenziellen Arbeitgebers erhält.

Auch die Kommunikation mit dem Bewerber hat einen großen Einfluss auf die Employee Experience. Dies gilt sowohl für den digitalen Schriftverkehr per E-Mail, als auch für Telefongespräche und den In-Person-Empfang vor Ort. Wird der Bewerber bei seiner Candidate Journey gut behandelt, ist eine gute Candidate Experience gesichert. Eine Follow-Up E-Mail nach dem ersten Interview ist eine gute Möglichkeit, die Employee Experience zu steigern. Dabei sollte auch bei einer Absage auf eine positive EX geachtet werden. Denn eine gute Erfahrung in der Talent Acquisition bei Nutzung von sinnvollen Recruiting Tools kann auch nach einer Absage zu weiterhin gutem Feedback oder einer erneuten Bewerbung führen.

5. Onboarding-Phase

Sind die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt, kommt das Onboarding. Was viele nicht wissen: Mit der Vertragsunterzeichnung ist das Recruitment und die Gestaltung einer gelungenen Employee Experience nicht abgeschlossen. Denn gerade jetzt sollten Human Ressources Abteilungen und Recruiter viel daran setzen, den Einstieg des neuen Mitarbeiters ins Arbeitsumfeld so angenehm und positiv wie möglich zu gestalten.

Damit sich ein Mitarbeiter wohl fühlt und positive Erfahrungen macht, ist Best Practice in der Unternehmenskultur gefragt. Dies stärkt die Mitarbeiterbindung und die Motivation des Neulings. Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Persönliche Begrüßung des Mitarbeiters durch das HR-Team, Kollegen und Vorgesetzte,

• Bereitstellung aller wichtigen Informationen, Passwörter und Zugänge für den neuen Job,

• gute Einarbeitung des New Hires und großes Mitarbeiter-Engagement des bestehenden Teams.

6. Bindungsphase

Eine ebenso wichtige, aber oftmals unterschätzte Phase im Recruiting-Prozess, ist die Bindungsphase. Denn selbst nach der Unterzeichnung des Vertrags und dem gelungenen Onboarding können Mitarbeiter noch abspringen. Gerade in der Probezeit ist dies nicht selten und fast immer liegt es an einer schlechten Candidate Experience.

Somit sollte gerade in den ersten Wochen eine direkte Einbindung des neuen Mitarbeiters ins Team stattfinden. Recruiter und die HR-Abteilung können hierzu Day-to-Day Meetings ansetzen, Feedback ermöglichen und auf die Wünsche und Anliegen des Mitarbeiters eingehen. 

Wie lässt sich die Candidate Experience über die gesamte Candidate Journey optimieren?

Wer die Employee Experience verbessern möchte, sollte folgende Tipps für eine Best Practice beachten:

1. Online Präsenz verstärken

Damit ein Unternehmen positiv wahrgenommen wird, bedarf es einem durchdachten Employer Branding. Denn mit einer gelungenen Employee-Experience-Strategie überzeugt ein Arbeitgeber schon in der ersten Recruiting-Phase. Das heißt: Wer auf Social Media Plattformen, bei Google Jobs und auf Online-Jobbörsen als Arbeitgeber überzeugt, hat beim Hiring Management alles richtig gemacht. Denn gerade die Generation Y ist fast nur noch im Internet zu finden. Dabei sollte die Employer Marke überzeugend und klar kommuniziert werden und dem Kandidaten oder Customer alle relevanten Informationen bereitgestellt werden.

2. Candidate Persona definieren

Um die richtigen Kandidaten anzusprechen, bedarf es einer Candidate Persona. Wer genau weiß, wen er ansprechen möchte und wie der Wunschkandidat aussieht, kann eine entsprechende Recruiting Strategie erstellen und die Job Description auf geeigneten Recruiting-Kanälen veröffentlichen. Neben der Qualifikation sollten hierbei auch persönliche Aspekte beachtet werden, damit ein Mitarbeiter mit Talent gefunden werden kann.

3. Karriereseite optimal nutzen

Eine ebenso wichtiges Instrument für eine gute Candidate Experience Strategy ist die Karriereseite. Wer eine übersichtliche Career Site mit benutzerfreundlichen Funktionen bietet, kann die Employee Experience enorm steigern und sorgt für ein positives Erlebnis bei Bewerbern. Außerdem sollte die Karriereseite immer an mobile Endgeräte angepasst werden und Ansprechpartner sowie persönliche Kontakte samt E-Mail-Adresse auflisten. Dies kann das Recruiting beschleunigen und um einiges effektiver gestalten. Zusätzlich dazu stärkt eine gelungene Careers Page die Employer Marke.

4. Software verwenden

Fast jeder Arbeitgeber setzt heutzutage auf Software, um sein Candidate Experience Management zu verbessern. Diese unterstützt Recruiter im gesamten Application Process und verbessert die Performance. Sie hilft vor allem bei folgenden Vorgängen:

• Analyse der Candidate Journey,

• Erleichterung des Application Process durch die Automatisierung von Online-Bewerbungen,

• schnellere Kommunikation beim Recruiting Process,

• Bereitstellung von Recruiting-Kennzahlen und direktes Feedback,

• Hilfe beim Interview-Process und Assessment-Center durch Eignungsprogramme,

• Optimierung des Onboarding-Prozess.

5. Stellenanzeige optimieren

Nur mit der richtigen Stellenanzeige können Top-Kandidaten erreicht werden. Dabei sollte bei der Job Description nicht nur auf die jeweilige Position eingegangen werden, sondern auch die Unternehmenskultur des neuen Arbeitgebers erwähnt werden. Je genauer die Job Offer formuliert ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, ein Top Talent zu finden.

6. Schnelle Bewerbung ermöglichen

Um den Bewerbungsprozess so gelungen wie möglich zu gestalten und die Candidate Experience eventuell künftiger Mitarbeiter zu verbessern, muss eine Bewerbung auf kürzestem Weg möglich sein. Das simple Einreichen der Bewerbung sorgt für eine positive Candidate Experience und kann gleichzeitig den Bewerbungsprozess und die Suche nach einem Mitarbeiter für Unternehmen beschleunigen. 

7. Touchpoints erkennen und verbessern

Während dem gesamten Bewerbungsprozess gibt es mehrere Kontaktpunkte zwischen Bewerber und Unternehmen. Jeder einzelne dieser Berührungspunkte sollte beim Experience Management beachtet werden. Dabei sollten vor allem folgende Punkte umgesetzt werden:

• Ansprechende Career Page und Stellenanzeige,

• benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess,

• kurze Kommunikationswege und Antwortzeiten,

• individuelle Ansprache und Absagen,

• gelungenes Onboarding.

Wer übernimmt die Verantwortung für Employee Experience im Unternehmen?

Für das Candidate Experience Management ist sowohl die Geschäftsführung als auch die HR-Abteilung verantwortlich. Doch selbst die IT-Abteilung trägt ihren Teil dazu bei, dass die Employee Experience für eventuell künftige Mitarbeiter gelungen verläuft. Grundsätzlich sind es Recruiter und ein HR-Team, die sich für eine gute Candidate Experience einsetzen. Dabei werden verschiedene Strategien entwickelt, die die Employee Experience optimieren.

Anschließend werden alle Optionen und Tools mit der Geschäftsleitung abgesprochen, bevor sie zum Einsatz kommen. Mit Hilfe von Kennzahlen können die angewandten Strategien regelmäßig überwacht und angepasst werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Candidate Experience dauerhaft gelungen ist.