Candidate Experience: Definition, Ziele, Phasen, Optimierung und Verantwortlichkeit

Um potenzielle Bewerber für offene Stellen zu finden, bedarf es eines optimalen Candidate Experience Management. Denn eine gelungene Candidate Experience stärkt die Employer Brand und verkürzt den Bewerbungsprozess. Aus diesem Grund sollte jeder Arbeitgeber darauf achten, dass er für Kandidaten eine optimale Candidate Experience bietet. Doch was genau beschreibt die Candidate Experience und wie kann diese optimiert werden? In diesem Artikel verraten wir, wie Unternehmen und HR die Experience steigern können, warum sie so wichtig ist, und welche Auswirkungen eine positive Candidate Experience haben kann.

Wie ist die Definition von Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt die Bewerbererfahrung während des Recruiting-Prozesses. Es geht also darum, wie die Arbeitgebermarke wahrgenommen wird. Dazu zählen alle Erfahrungen und Eindrücke vom Erstkontakt im Rahmen von Stellenangeboten über die Kommunikation während des Bewerbungsverfahrens bis hin zum Onboarding von neuen Mitarbeitern. So startet die Candidate Experience schon lange, bevor eine Bewerbung stattfindet - und zwar dann, wenn ein potentieller zukünftiger Mitarbeiter zum ersten Mal von der Firma hört.

Auf dieser Kandidatenreise entstehen mehrere Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Um den potenziellen Mitarbeiter zu überzeugen und Bewerbungsabbrüche vorzubeugen, sollte sich jegliche Phase des Bewerbungsprozesses besonders angenehm und positiv gestalten. Diese Aufgabe übernimmt das HR-Team. Mit geeignetem Personalmarketing und Best-Practice-Recruitment gestaltet es die Employee Journey so reibungslos und angenehm wie möglich.

Welche Ziele hat eine herausragende Candidate Experience?

Wer eine positive Candidate Experience schafft, erhöht die Chance, geeignete Mitarbeiter zu finden. Eine gute Candidate Experience sollte potenzielle Mitarbeiter von den Vorzügen eines Unternehmens überzeugen. Gerade in Branchen mit Fachkräftemangel ist der Konkurrenzkampf um gute Mitarbeiter hoch. Deshalb gilt: Je schwieriger das Recruiting, desto optimierter muss sich die Employee Journey gestalten. Dabei können gezielte Maßnahmen eingesetzt werden, um eine gute Employee Experience zu schaffen. Je nach Branche können diese von simpel bis enorm kompliziert unterschiedlich ausfallen.

Darüber hinaus spricht sich ein gelungener Recruiting-Prozess schnell herum. Wer also qualifizierte Bewerber und potenzielle Mitarbeiter gut behandelt, wird auch weiterempfohlen. Dies verbessert das Recruitment. Firmen, die dagegen beim Recruiting nicht überzeugen und denen es nicht gelingt, eine ideale Candidate Journey zu schaffen, müssen spätere Verluste durch nicht geeignete Mitarbeiter und Personalausfälle in Kauf nehmen.

In der Regel können Arbeitgeber mittels Best Practice von folgenden Vorteilen profitieren:

• Qualifizierte Bewerber bleiben bis zum Schluss im Hiring Process. Dadurch haben Unternehmen eine größere Auswahl an potenziellen Mitarbeitern.

• Kandidaten empfehlen die Firma als Arbeitgeber weiter. Dies kann online auf entsprechenden Portalen oder auch direkt bei Freunden und im Rahmen von Business-Kontakten erfolgen.

• Dies führt zu einer größeren Bewerberanzahl bei weiteren Stellenausschreibungen. Dies spart Zeit und Kosten für das HR-Personal beim gesamten Bewerbermanagement.

• Ist die Candidate Experience beim Bewerbungsprozess positiv und werden alle Erwartungen erfüllt, stärkt dies ebenfalls das Branding und die Reputation des Unternehmens.

In welchen Phasen und Touch Points ist Candidate Experience relevant?

Die Candidate Experience beginnt früher, als die meisten Firmen annehmen. Genau genommen startet sie bereits dann, wenn der Bewerber zum ersten Mal mit dem Unternehmen in Kontakt kommt. Und genau hier gilt es einiges zu beachten, um es dem Kandidaten so angenehm wie möglich zu machen. Grundsätzlich gliedert sich dieser gesamte Prozess in folgende 6 Phasen der Candidate Journey:

1. Aufmerksamkeitsphase

In der Aufmerksamkeitsphase, auch als Anziehungsphase bezeichnet, kommt es zum Erstkontakt zwischen dem Jobsuchenden und dem Unternehmen. Dieser kann im Internet auf einer digitalen Jobbörse, beim Besuch der Website sowie über berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn oder auch im echten Leben auf einer Jobmesse entstehen. Um bei diesem ersten Touchpoint den Kandidaten anzuziehen, bedarf es einer durchdachten Recruiting-Kampagne und gelungenen Employer Brand. Denn wer Aufmerksamkeit beim potenziellen Bewerber erzielt und sich als attraktiver Arbeitgeber präsentiert, hat gute Chancen, dass sich Jobsuchende für eine Stelle im Unternehmen bewerben.

2. Informationsphase

In der zweiten Phase beschafft sich der Jobsuchende Informationen über das Unternehmen. Auch hier haben Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Candidate Experience. Bieten Arbeitgeber eine eigene Website, besser noch Karriereseite, sowie hilfreiche Informationen bezüglich Unternehmen und Jobmöglichkeiten, ist dies eine ideale Grundlage und führt nicht selten direkt zu einer Bewerbung des potenziellen Kandidaten. Auch die Job Description sollte immer unter Beachtung von HR-Trends perfekt formuliert sein und das Employee Engagement steigern. Eine klare Kommunikation ist hier das wichtigste Erfolgsrezept.

In dieser Phase können außerdem die Arbeitgebermarke und das Branding eine entscheidende Rolle spielen. Candidate-Experience-Studien zeigen: Ist der Arbeitgeber auf Social Media vertreten und überzeugt auf Bewertungsportalen für Arbeitgeber, ist das eine exzellente Werbung. Auch hier sollte das Candidate Experience Management perfekt abgestimmt sein, um möglichst positiv auf den Bewerber zu wirken.

3. Kontaktphase

In der Kontaktphase oder Bewerbungsphase treten Kandidaten in einen direkten Kontakt mit dem Unternehmen. Ein entscheidender erster Kontakt ist erfolgskritisch im Recruiting-Prozess. Denn oftmals entscheidet dieser darüber, ob die Candidate Journey gut verläuft oder nicht. Um eine positive Candidate Experience zu unterstützen, bedarf es vor allem der Option, eine Bewerbung schnell einzureichen, etwa über ein schnelles Bewerbungsformular. Kein Kandidat hat Lust, sich langwierig mit der Erstellung seiner Bewerbungsunterlagen zu befassen. Ebenso wichtig ist eine direkte Rückmeldung der HR-Abteilung oder des Recruiting Teams.

Um eine positive Candidate Experience im Bewerbungsprozess sicherzustellen, eignen sich folgende digitale Tools beim Candidate Management:

• Unkompliziertes Einreichen der Bewerbung, am besten via Online-Bewerbung über ein Online-Formular (One-Click-Bewerbung). Hierzu ist E-Recruiting und Mobile Recruiting unerlässlich,

• unkomplizierter Dokumente-Upload (für mobile Geräte optimiert) sowie

• eine freundliche Bestätigungs-E-Mail durch die Recruiter.

4. Auswahlphase

Die Auswahlphase umfasst mehrere Kontaktpunkte und gilt als wichtige Phase im Talent Management. Sie entscheidet darüber, ob der Einstellungsprozess erfolgreich verläuft oder nicht. Hierbei geht es um die Auswahl des richtigen Mitarbeiters. Darüber hinaus werden auch hier die Grundlagen für eine gelungene Employee Experience gelegt. Dies beginnt mit der Gestaltung des Auswahlprozesses: Je schneller die Auswahl und Rückmeldung, desto besser die Candidate Experience. Grundsätzlich sollten maximal zwei Wochen vergehen, bis der Kandidat eine Rückmeldung vom Management oder der HR-Abteilung des potenziellen Arbeitgebers erhält.

Auch die Kommunikation mit dem Bewerber hat einen großen Einfluss auf die Candidate Experience. Dies gilt sowohl für den digitalen Schriftverkehr per E-Mail, als auch für Telefongespräche und den In-Person-Empfang vor Ort. Wird der Bewerber bei seiner Candidate Journey gut behandelt, ist eine gute Candidate Experience gesichert. Eine Follow-Up E-Mail nach dem ersten Bewerbungsgespräch ist eine gute Möglichkeit, die Employee Experience zu steigern. Dabei sollte auch bei einer Absage auf eine positive Gestaltung der Candidate Journey geachtet werden. Eine gute Erfahrung in der Talent Acquisition bei Nutzung von sinnvollen Recruiting Tools kann auch nach einer Absage zu weiterhin gutem Feedback oder einer erneuten Bewerbung führen.

5. Onboarding-Phase

Sind die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt, folgt das Onboarding. Was viele nicht wissen: Mit der Vertragsunterzeichnung sind das Recruitment und die Gestaltung einer gelungenen Employee Experience nicht abgeschlossen. Gerade jetzt sollten HR-Abteilungen und Recruiter viel daran setzen, den Einstieg des neuen Mitarbeiters ins Arbeitsumfeld so angenehm und positiv wie möglich zu gestalten.

Damit sich ein Mitarbeiter wohl fühlt und positive Erfahrungen macht, ist Best Practice in der Unternehmenskultur gefragt. Dies stärkt die Mitarbeiterbindung und die Motivation des neuen Mitarbeiters. Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Persönliche Begrüßung des Mitarbeiters durch das HR-Team, Kollegen und Vorgesetzte,

• Bereitstellung aller wichtigen Informationen, Passwörter und Zugänge für den neuen Job,

• gute Einarbeitung des Neuzugangs und großes Mitarbeiter-Engagement des bestehenden Teams.

6. Bindungsphase

Eine ebenso wichtige, aber oftmals unterschätzte Phase im Recruiting-Prozess ist die Bindungsphase. Denn selbst nach der Unterzeichnung des Vertrags und dem gelungenen Onboarding können Mitarbeiter noch abspringen. Gerade in der Probezeit ist dies nicht selten, und fast immer liegt es an einer schlechten Candidate Experience.

Somit sollte gerade in den ersten Wochen eine direkte Einbindung des neuen Mitarbeiters ins Team stattfinden. Recruiter und die HR-Abteilung können hierzu Day-to-Day Meetings ansetzen, Feedback ermöglichen und auf die Wünsche und Anliegen des Mitarbeiters eingehen. 

Wie lässt sich die Candidate Experience über die gesamte Candidate Journey optimieren?

Wer die Candidate Experience verbessern möchte, sollte folgende Tipps für eine Best Practice beachten:

1. Online-Präsenz verstärken

Damit ein Unternehmen positiv wahrgenommen wird, bedarf es eines durchdachten Employer Brandings. Denn mit einer gelungenen Candidate-Experience-Strategie überzeugt ein Arbeitgeber schon in der ersten Recruiting-Phase. Das heißt: Wer auf Social-Media-Plattformen, bei Google Jobs und auf Online-Jobbörsen als Arbeitgeber überzeugt, hat beim Bewerbermanagement alles richtig gemacht. Denn gerade die Generationen Y und Z sind fast nur noch im Internet zu finden. Dabei sollte die Arbeitgebermarke überzeugend und klar kommuniziert werden und dem Kandidaten oder Kunden sollten alle relevanten Informationen bereitgestellt werden.

2. Candidate Persona definieren

Um die richtigen Kandidaten anzusprechen, bedarf es einer klar umrissenen Candidate Persona. Wer genau weiß, wen er ansprechen möchte und wie der Wunschkandidat aussieht, kann eine entsprechende Recruiting-Strategie erstellen und die Stellenbeschreibung auf geeigneten Recruiting-Kanälen veröffentlichen. Neben der Qualifikation sollten hierbei auch persönliche Aspekte beachtet werden, damit ein Mitarbeiter mit Talent gefunden werden kann, der gut zum Unternehmen und zum Team passt.

3. Karriereseite optimal nutzen

Eine ebenso wichtiges Instrument für eine gute Candidate-Experience-Strategie ist die Karriereseite. Wer hier auf benutzerfreundliche Funktionen achtet, kann die Candidate Experience enorm steigern und sorgt für ein positives Erlebnis bei Bewerbern. Außerdem sollte die Karriereseite immer an mobile Endgeräte angepasst werden und Ansprechpartner sowie persönliche Kontakte samt E-Mail-Adresse auflisten. Dies kann das Recruiting beschleunigen und um einiges effektiver gestalten. Darüber hinaus stärkt eine gelungene Karriereseite die Employer Brand.

4. Software verwenden

Fast jeder Arbeitgeber setzt heutzutage auf Software, um sein Candidate Experience Management zu verbessern. Eine gute Software unterstützt Recruiter im gesamten Bewerbungsprozess und verbessert die Performance. Sie hilft vor allem bei folgenden Vorgängen:

• Analyse der Candidate Journey,

• Erleichterung des Recruitingprozesses durch die Automatisierung von Online-Bewerbungen,

• schnellere Kommunikation mit Kandidaten,

• Bereitstellung von Recruiting-Kennzahlen und direktes Feedback,

• Hilfe bei Bewerbungsgesprächen und beim Assessment-Center durch Eignungsprogramme,

• Optimierung des Onboarding-Prozesses.

5. Stellenanzeige optimieren

Nur mit der richtigen Stellenanzeige können Top-Kandidaten erreicht werden. Dabei sollte bei der Job Description nicht nur auf die jeweilige Position eingegangen werden, sondern auch die Unternehmenskultur des neuen Arbeitgebers erwähnt werden. Je genauer das Stellenangebot formuliert ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, die besten Talente zu finden.

6. Schnelle Bewerbung ermöglichen

Um den Bewerbungsprozess so gelungen wie möglich zu gestalten und die Candidate Experience eventuell künftiger Mitarbeiter zu verbessern, muss eine Bewerbung auf kürzestem Weg möglich sein. Das simple Einreichen der Bewerbung sorgt für eine positive Candidate Experience und kann gleichzeitig den Bewerbungsprozess und die Personalsuche für Unternehmen beschleunigen. 

7. Touchpoints erkennen und verbessern

Während des gesamten Bewerbungsprozesses gibt es mehrere Kontaktpunkte zwischen Kandidat und Unternehmen. Jeder einzelne dieser Berührungspunkte sollte beim Candidate Experience Management beachtet werden. Dabei sollten vor allem folgende Punkte umgesetzt werden:

• Ansprechende Career Page und Stellenanzeige,

• benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess,

• kurze Kommunikationswege und Antwortzeiten,

• individuelle Ansprache und Absagen,

• gelungenes Onboarding.

Wie lässt sich der Erfolg des Candidate Experience Managements messen?

Die Aspekte, die eine positive Candidate Experience ausmachen, hängen von den Wünschen und Bedürfnissen der Jobsuchenden ab. Und diese ändern sich immer wieder einmal. Daher ist es wichtig, die Candidate Experience regelmäßig gründlich zu überprüfen. So ist es möglich, die Qualität der Candidate Journey kontinuierlich zu verbessern und sukzessive an die Anforderungen und Vorstellungen der Zielgruppe anzupassen.

Einholung von Feedback

Das Befragen von Bewerbern sollte nicht nur bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erfolgen. Vielmehr ist es hilfreich, ein Bewerberfeedback in verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses einzuholen. Um zu gewährleisten, dass das Feedback offen und ehrlich ist, sollte eine solche Befragung anonym erfolgen. Neben der gezielten Befragung der Kandidaten, die sich auf eine Stellenausschreibung hin beworben haben, helfen hierbei auch Kommentare auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen. Sie liefern häufig wertvolle Anhaltspunkte, die aufzeigen, wo bei der Candidate Experience noch Verbesserungsbedarf besteht.

Ermittlung von Abbruchquoten

Im Verlauf des Bewerbungsprozesses kann es passieren, dass qualifizierte Kandidaten abspringen und die Bewerbung nicht weiter verfolgen. Um zu ermitteln, an welcher Stelle es möglicherweise nicht optimal läuft, empfiehlt es sich, zu prüfen, wo die Abbruchquoten am höchsten sind. Sinkt die Bewerberzahl nach dem Ausfüllen des Bewerbungsformulars, beim Warten auf einen Termin für das Bewerbungsgespräch oder bei Vertragsverhandlungen in höherem Maße? Auslöser könnten technische Probleme, zeitliche Verzögerungen oder die Kommunikation mit Ansprechpartnern sein. Wer weiß, wo die meisten Kandidaten den Prozess verlassen, hat einen ersten wichtigen Anhaltspunkt.

Weitere Kennzahlen für das Candidate Experience Management

Daneben gibt es eine ganze Reihe von KPIs, sowohl qualitativer als auch quantitativer Form. Sie geben Aufschluss darüber, wie positiv die Candidate Journey verläuft. Das kann zum Beispiel die Channel Effectiveness sein, die zeigt, wie häufig und wie lange eine Anzeige betrachtet und wie oft ein Button für das Bewerbungsformular angeklickt wird. Die Offer-Acceptance-Rate sagt aus, wie viele Bewerber ein Jobangebot erhalten und wie viele von ihnen es annehmen, und die Frühfluktuation gibt Aufschluss darüber, wie viele neu eingestellte Mitarbeiter das Unternehmen bereits in der Probezeit verlassen.

Wer übernimmt im Unternehmen die Verantwortung für die Candidate Experience?

Für das Candidate Experience Management ist sowohl die Geschäftsführung als auch die HR-Abteilung verantwortlich. Doch selbst die IT-Abteilung trägt ihren Teil dazu bei, dass potenzielle Mitarbeiter eine positive Candidate Experience wahrnehmen. Grundsätzlich sind es Recruiter und ein HR-Team, die sich für eine gute Candidate Experience einsetzen. Dabei werden verschiedene Strategien entwickelt, die den Prozess aus Sicht der Bewerber optimieren.

Anschließend werden alle Optionen und Tools mit der Geschäftsleitung abgesprochen, bevor sie zum Einsatz kommen. Mithilfe von Kennzahlen können die angewandten Strategien regelmäßig überwacht und angepasst werden. Nur so stellt man sicher, dass die Candidate Experience dauerhaft gelungen ist.

Quelle:

http://haufe.de/personal/hr-management/warum-candidate-experience-management-jetzt-so-wichtig-ist_80_559734.html